TIETOSUOJASELOSTE

Tietosuojaseloste: Jäsenrekisteri

Päivämäärä: 20.1.2019

1

Rekisterin pitäjä

 

Helsingin Kuurojen Urheiluseura HERO ry

www.hero1904.com

 

2

Yhteystiedot henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

 

Jäsenkirjuri

jasen@hero1904.com

3

Henkilötietojen ryhmä

 

Jäsenrekisteri

 

4

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

 

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa. Tarvittavien henkilötietojen käsittely on välttämätön edellytys jäsenrekisterin ylläpidon suorittamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yksityisen henkilön yhdistyksen jäsenyys.

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

–          Jäsenpalvelut

–          Jäsenviestintä

–          Yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen

–          Varainhankinta

 

5

Rekisterin tietosisältö

 

Rekisterinpitäjä käsittelee jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia jäsenen henkilötietoja:

–          rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, kotipaikka

–          syntymäaika

–          rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot

–          jäsenyystiedot (jäsenlaji, jäsenyyden kesto)

–          luottamustoimet järjestössä

–          ansiomerkit

–          jäsenmaksutiedot

 

–          mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot

 

6

Säännönmukaiset tietolähteet

 

Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.

Muita tietolähteitä voivat olla esimerkiksi Suomen Kuurojen Urheiluliiton jäsenrekisteri ja kilpailujen/turnausten keräämät osallistujatiedot.

 

7

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

 

Yhdistys voi luovuttaa viranomaisille rekisterin tietoja lain tai muiden määräysten niin vaatiessa.

 

Yhdistys luovuttaa tarvittaessa kattojärjestölleen Suomen Kuurojen Urheiluliitolle tietoja yhdistyksen luottamushenkilöistä/jäsenistä ja heidän yhteystietonsa Suomen Kuurojen Urheiluliiton jäsenrekisterin ylläpitoa varten.

 

Yhdistys luovuttaa kattojärjestölleen Suomen Kuurojen Urheiluliitolle henkilötietoja ansiomitalihakemuksissa (kerättävät tiedot: henkilön etunimi, sukunimi, entinen sukunimi sekä yhdistystoiminnassa kertyneet kokemusvuodet ja tehtävät).

 

8

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

 

Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle. Poikkeuksena näiden alueiden ulkopuolelle suuntautuvat kilpailu-/turnausmatkat, joissa mahdollisesti tarvitaan osallistujien henkilötietoja. Jos henkilötietoja tarvitaan, niin luovutamme vain tarvittavat ja perustellusti pyydetyt henkilötiedot.

 

9

Rekisterin suojauksen periaatteet

 

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

 

Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu seuraavasti:

Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset

 

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteen sopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

 

10

Rekisteröidyn oikeudet

 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä.

 

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

 

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustat käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

 

11

Yhteydenotot

 

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

 

12

Tietosuojaselosteen muutokset

 

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen.